辦公的本質其實就是對各種信息的收集與處理，二十一世紀是信息化的社會，固定電話、移動電話、計算機等各種信息化的終端設備以及智能化的綜合網絡無處不在。人們生活在一個被各種信息終端所包圍的社會中。這種特征已深刻地影響著人們的辦公方式，眾多的信息使辦公顯著往往力不從心，這種信息供求之間的矛盾促使辦公家具設計必須尋找新的解決方案，使辦公家具智能化使是其中有效的解決方法之一。

智能辦公家具是指在傳統辦公家具設計理論的基礎上以相關基礎理論為指導；借助相關的應用技術，通過適當的結構和接口技術，模擬人的智能活動或者自動實現某種特定功能，同時與辦公相關的其他各子係統有機的結合，最終達到讓辦公更舒適、安全、高效率的目的。

智能辦公家具中所說的智能與圖靈實驗意義上的機器智能有所區別，並不等價於人類的智慧，隻要辦公家具能夠自動實現一些功能的辦公家具都可以稱之為智能辦公家具。

如何提高辦公效率是人們在辦公活動中經常考慮的問題，其中通過辦公組織管理形式的合理優化不是唯一的方法，通過辦公家具的智能化可以通過硬件設備的優化來提高辦公效率。智能辦公桌將所在辦公空間的照明係統納入其子係統中，通過燈光控製器來實現辦公環境燈光的智能調節，自然光照亮度正常時自動將照明燈具關閉，在夜晚或白天關照不足時將照明燈具自動打開。

研究表明，人的大腦對外界較低的頻率刺激有較敏感的反應，不同頻率波的刺激，會產生不同意識狀態。智能辦公桌安裝有視頻腦波同步發生器，並通過一種可調試閃光頻率眼罩的形式來滿足其功能，辦公者戴上該眼罩後，內部的發光二極管會以一定頻率在眼前閃爍，能夠刺激大腦進入對應的工作狀態，適當調節發光二極管的閃爍頻率、可以使大腦神經鬆弛，緩解工作疲勞與緊張的情緒。